Assistant administratif (opportunité ouverte que pour les profils freelances)

Envie de changement ? De nouveaux challenges ?

Vous souhaitez booster votre carrière dans un rôle d’assistant administratif ? Rejoignez notre équipe Local Managed Staffing au sein de NRB !

Le groupe NRB, aujourd’hui leader du secteur ICT en Belgique, propose de nombreux services informatiques qui répondent à l’ensemble des besoins en IT, que ce soit en Infrastructure & Cloud, en Software Development, ou encore en Consultance & Managed Staffing.

Vous trouverez plus d'informations ici.

En tant qu’assistant administratif, vous aurez la charge d’aider les coordinateurs de programme et les experts en changement dans leur travail quotidien d'organisation, de coordination, de gestion et de contrôle des différents projets de mise en œuvre de SAP et de fourniture de mises à jour de projets, d'organisation de réunions, d'organisation de projets et de programmes.

Le rôle comprend deux domaines de travail principaux :

• Gestion de l'agenda et planification des ateliers : 60%

o Gestion de l'agenda pour tous les membres du PMO (+/-10 personnes) ;

o Organisation, planification et coordination des ateliers de conception

o Organisation, planification et coordination des sessions de test en coopération avec l'équipe de test et les testeurs ;

o Organisation, planification et coordination de la logistique de la formation des utilisateurs finaux, du développement de la formation et des sessions de formation en coopération avec l'équipe de formation et les utilisateurs finaux ;

o Réservation et gestion des salles de réunion pour toutes ces sessions

o Mise à jour de l'agenda pour tous les membres de l'équipe de projet ;

• Assistance à la communication et soutien administratif : 40%

o Participer aux réunions sur l'état d'avancement du projet, rédiger les comptes-rendus des réunions, distribuer la documentation avant

et après / suivre les points d'action ;

o Gérer le calendrier des vacances de tous les participants au programme et au projet ;

o Gérer le calendrier des réunions du programme et des projets ;

o Aider à l'accueil et à l'intégration des nouveaux membres (internes et externes) du projet (e-mail ; badges, ...). )

o Gestion de l'environnement SharePoint du projet et du programme ;

o Mise à jour de l'outil de gestion de projet (décisions prises, risques et problèmes, ...) ;

o Suivi administratif des livrables et des échéances du projet ;

o Révision/maintien des niveaux d'accès des utilisateurs aux outils du projet (SharePoint, ...) ;

o Soutien à diverses activités administratives pour optimiser les processus et la coordination du projet

o +5 ans d'expérience pertinente en tant qu'assistant administratif PMO dans des projets liés à l'IT/ERP;

o +5 ans d'expérience prouvée avec des outils MS (Excel, Powerpoint ;Word) ;

o +5 ans d'expérience prouvée avec MS Teams, Sharepoint ;

o +5 ans d'expérience prouvée dans l'assistance à la communication et le soutien administratif sur le projet ;

o Maîtrise du néerlandais, du français et de l'anglais - (à l'oral et à l'écrit) ;

o Excellentes compétences en communication

o Personnalité pro-active avec une mentalité « can do »

• Considéré comme un plus :

o Expérience avérée dans l'utilisation d'outils de planification de projets ;

o Une expérience dans l'utilisation de JIRA ;

o Prendre des mesures pour assurer l'application cohérente des procédures du programme et des normes ;

o Réfléchir aux priorités.

Notre Offre

• Une flexibilité contractuelle, un contrat CDI ou une mission en tant que freelance;

• Une flexibilité horaire avec des possibilités de télétravail (1 à 3 jours par semaine);

• Une équipe de collègues enthousiastes, professionnels et talentueux où règne une bonne humeur et une bonne ambiance;

• Un accompagnement de carrière personnalisé pour vous soutenir dans votre évolution;

• Une entreprise avec une atmosphère de travail agréable, dynamique et tournée vers l'innovation.